Tại sao nên sử dụng định dạng PDF để chia sẻ bài thuyết trình

Bài thuyết trình thường được tạo để hiển thị nội dung trong các slide có hiệu ứng chuyển tiếp. Trong một số trường hợp nhất định, việc chia sẻ chúng với người khác trở nên cần thiết. Khi đó, việc chuyển đổi chúng thành PDF sẽ rất hữu ích. Việc chuyển đổi tệp PowerPoint sang PDF giúp đơn giản hóa nhiều thứ, trong đó, thứ đầu tiên là dễ chia sẻ. Nếu chúng ta xem xét các slide PowerPoint, thì chúng bao gồm nhiều loại nội dung khác nhau, từ văn bản thuần túy đến biểu đồ, thiết kế, v.v., khiến kích thước tệp tăng lên. Trong hầu hết các ứng dụng xã hội, chỉ được phép gửi một kích thước tệp giới hạn nhất định, do đó, các slide có kích thước lớn không thể dễ dàng chia sẻ. So với PowerPoint, các tệp PDF không chiếm nhiều dung lượng và có thể được gửi một cách thuận tiện qua bất kỳ nền tảng xã hội nào. Việc chọn định dạng PDF thay vì PPT cũng có lợi cho việc lưu các slide trên nhiều thiết bị. Hơn nữa, bạn cũng có thể giữ nguyên bố cục thiết kế hoặc mẫu slide bằng cách chuyển tệp PPT thành PDF để sử dụng sau này.

Cấu trúc và thiết kế của bài thuyết trình cũng như các cài đặt nội dung khác, chẳng hạn như khoảng cách, phông chữ, hình ảnh và mọi thứ khác, đều được giữ nguyên. Ngoài ra, mở tệp PDF dễ hơn slide PowerPoint vì bạn cần dựa vào Microsoft PowerPoint để xem slide và không phải tất cả đều có tính năng này. Có thể mở tài liệu PDF mà không cần bất kỳ yêu cầu nào như vậy, ngay cả khi trực tuyến, trong trình duyệt mà không cần thay đổi bố cục. Vì vậy, cho dù bạn sử dụng điện thoại hay máy tính xách tay, việc xem tệp PDF không gây ra bất kỳ rắc rối nào như các bài thuyết trình. Ngoài ra, việc chuyển đổi tệp PDF cũng giúp bạn an tâm vì tệp ít có khả năng bị chỉnh sửa. Có thể tùy chỉnh slide thuyết trình mà không cần nhiều công sức khi mở, đặc biệt là khi bạn chia sẻ với nhiều người. Ngược lại, tệp PDF không như vậy. Việc thay đổi tệp PDF đòi hỏi rất nhiều công sức. Khóa tệp PDF cũng có thể tăng cường quyền riêng tư của tệp, vì theo cách này, bạn có thể hạn chế mọi người sửa đổi nội dung.

Trong khi đó, tệp PDF chứa ít dung lượng hơn bản trình bày và việc chia sẻ trở nên đơn giản hơn nhờ tính năng này. Thay vì chia sẻ các slide thành nhiều phần, bạn có thể gửi một tệp PDF duy nhất bao gồm toàn bộ nội dung cùng một lúc. Khi bạn chuyển đổi chúng sang PDF, tệp sẽ dễ quản lý hơn. Ngoài ra, việc chuyển đổi PPT sang PDF giúp tăng tính rõ ràng. Khi các slide được chuyển đổi sang PDF, chúng dễ cuộn và đọc hơn so với các tệp PPT. Điều này giúp tập trung vào nội dung tệp mà không bị phân tâm bởi các chuyển đổi slide, đơn giản hóa việc xem hoặc đọc. Chuyển đổi tệp PPT sang PDF giúp hợp lý hóa nhiều thứ và việc chia sẻ trực tuyến trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Sử dụng công cụ này để chuyển đổi tệp PPT thành PDF không quá khó và giúp gửi các bài thuyết trình một cách dễ dàng. Định dạng PDF tương thích với mọi thiết bị và không yêu cầu bất kỳ ứng dụng cụ thể nào để cài đặt; do đó, tốt nhất là chuyển đổi PPT sang PDF để mọi thứ trở nên dễ dàng. Nếu mối quan tâm chính của bạn là gửi các bài thuyết trình, thì việc chuyển đổi chúng thành PDF sẽ giúp ích rất nhiều.